Archivistica e informatica
Informatica e archivi
L'archivio non è semplicemente una raccolta ordinata di documenti scritti. Esso è prima di tutto una strutt u r a di informazioni, che normalmente vengono organizzate in documenti cartacei. In realtà la dottrina archivistica, non maggioritaria, ha riconosciuto che gli Archivi sono esistiti prima della scrittura (Archives before Writing, Proceedings of the International Colloquium, Oriolo Romano, 23 - 25 ottobre 1991). Già Baldassarre Bonifacio nel XVII sec. considerò come Archivi il quipu (figura a fianco), che gli Incas utilizzavano per svolgere calcoli anche particolarmente complessi. In molti popoli dell'Africa la memoria storica è affidata alla tradizione orale. Così in epoca contemporanea con la progressiva informatizzazione della pubblica amministrazione i documenti sono sempre più redatti in forma digitale. Ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 così come modificato dal d.lgs. n. 235 del 2010 è documento informatico "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti" Questa definizione in qualche modo cerca di trasferire la definizione tradizionale di documento amministrativo in una estensione semantica più ampia, ricomprendendo anche alcuni aspetti squisitamente informatici. Tale definizione, però, non coglie appieno ciò che è un documento e nemmeno ciò che rappresenta un Archivio in termini generali e astratti. E' necessario porsi una domanda. Per quale ragione si forma un documento e poi un Archivio? Evidentemente per organizzare, trasmettere e conservare un'informazione o una struttutra di informazioni. L'essenza dell'Archivio è dunque l'informazione. Quest'ultima può essere contenuta su una serie di cordicelle, su pietra, su pergamena, carta o all'interno di una basi di dati, essa può raccontare una storia, i sentimenti e le emozioni di una persona, può contenere un atto di grazia o la Dichiarazione d'indipendenza, ma sul piano astratto è pur sempre una struttura ordinata di informazioni. Ciò è il filo conduttore tra l'Archivistica generale e l'Archivistica informatica. Entrambe hanno il compito di classificare e conservare informazioni. Perciò, a parere dello scrivente, la definizione tradizionale di Archivio: "[...] complesso di documenti, legati fra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e determinato, per cui ciascun documento condiziona gli altri ed è dagli altri condizionato." (E. Lodolini, Archivistica, principi e problemi, Franco Angeli, 1995, p. 18) è fondamentalmente valida.
L'archivio non è semplicemente una raccolta ordinata di documenti scritti. Esso è prima di tutto una strutt u r a di informazioni, che normalmente vengono organizzate in documenti cartacei. In realtà la dottrina archivistica, non maggioritaria, ha riconosciuto che gli Archivi sono esistiti prima della scrittura (Archives before Writing, Proceedings of the International Colloquium, Oriolo Romano, 23 - 25 ottobre 1991). Già Baldassarre Bonifacio nel XVII sec. considerò come Archivi il quipu (figura a fianco), che gli Incas utilizzavano per svolgere calcoli anche particolarmente complessi. In molti popoli dell'Africa la memoria storica è affidata alla tradizione orale. Così in epoca contemporanea con la progressiva informatizzazione della pubblica amministrazione i documenti sono sempre più redatti in forma digitale. Ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 così come modificato dal d.lgs. n. 235 del 2010 è documento informatico "la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti" Questa definizione in qualche modo cerca di trasferire la definizione tradizionale di documento amministrativo in una estensione semantica più ampia, ricomprendendo anche alcuni aspetti squisitamente informatici. Tale definizione, però, non coglie appieno ciò che è un documento e nemmeno ciò che rappresenta un Archivio in termini generali e astratti. E' necessario porsi una domanda. Per quale ragione si forma un documento e poi un Archivio? Evidentemente per organizzare, trasmettere e conservare un'informazione o una struttutra di informazioni. L'essenza dell'Archivio è dunque l'informazione. Quest'ultima può essere contenuta su una serie di cordicelle, su pietra, su pergamena, carta o all'interno di una basi di dati, essa può raccontare una storia, i sentimenti e le emozioni di una persona, può contenere un atto di grazia o la Dichiarazione d'indipendenza, ma sul piano astratto è pur sempre una struttura ordinata di informazioni. Ciò è il filo conduttore tra l'Archivistica generale e l'Archivistica informatica. Entrambe hanno il compito di classificare e conservare informazioni. Perciò, a parere dello scrivente, la definizione tradizionale di Archivio: "[...] complesso di documenti, legati fra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e determinato, per cui ciascun documento condiziona gli altri ed è dagli altri condizionato." (E. Lodolini, Archivistica, principi e problemi, Franco Angeli, 1995, p. 18) è fondamentalmente valida.
L'informatica costringe a ripensare i modelli tradizionali in termini astratti, ma nulla cambia.
Gli archivi al bivio. Innovazione e memoria storica
L'introduzione di strumenti informatici e la diffusione sempre più vasta di documenti digitali non pone solo problemi tecnici, ma soprattutto organizzativi.
Come è inevitabile che la realizzazione di reti informatiche pubbliche modifichino, anche radicalmente, l'organizzazione della pubblica amministrazione, analogo processo subirà l'amministrazione archivistica. La questione è: come governare razionalmente questo mutamento? Il Change Management è una parte della scienza manageriale, che si occupa proprio dei processi di innovazione e offre molti strumenti concettuali per gestire la fase di transizione. Nelle slide sotto riportate si offrono alcuni spunti di riflessione.
[rr]
Archivistica informatica e Change Management (pdf, 336 KB)
Archivistica informatica e Change Management (formato aperto odp, 164 KB)